Mahngebühren: was Sie verlangen dürfen
- Stand
- 22.10.2026
- Rechtsgrundlage
- § 280 Abs. 2 BGB
Eine Mahngebühr im Sinne eines festen Betrags gibt es nicht. Ersatzfähig ist der Schaden, der Ihnen durch den Verzug entstanden ist - und der ist bei einem Brief klein und bei der ersten Mahnung in der Regel null.
Kurz gefasst
- Das BGB kennt keine Mahngebühr. Ersatzfähig ist der Verzugsschaden, § 280 Abs. 2 BGB.
- Die erste Mahnung ist in der Regel nicht erstattungsfähig: Sie löst den Verzug erst aus.
- Bei Verzug mit einer Entgeltforderung gibt es eine feste Pauschale von 40,00 €, § 288 Abs. 5 BGB – gegenüber Verbrauchern nicht.
- Zinsen sind kein Teil der Mahnkosten, sondern ein eigener Anspruch, § 288 Abs. 1 BGB.
Warum es keine Mahngebühr gibt
Weil das Gesetz keine kennt. Keine Vorschrift setzt einen Betrag fest, den ein Gläubiger für seine Mahnung verlangen darf – anders als bei den Gerichtsgebühren, die in einer Tabelle stehen. Was Sie verlangen können, ist Schadensersatz: der Schaden, der Ihnen dadurch entstanden ist, dass der Schuldner nicht gezahlt hat.
Rechtsgrundlage ist § 280 Abs. 1 BGB. Für den Verzögerungsschaden verlangt § 280 Abs. 2 BGB zusätzlich den Verzug nach § 286 Abs. 1 bis 3 BGB. Ohne Verzug kein Schaden, den der Schuldner tragen müsste.
Hinweis
Die Zahlen, die im Netz als „übliche Mahngebühr“ kursieren, stehen in keinem Gesetz. Sie stammen aus Vorlagen und aus der Praxis. Wer sie in einer Mahnung ansetzt, muss sie im Streitfall begründen können – und begründet wird nicht mit „üblich“, sondern mit dem tatsächlichen Aufwand.
Die erste Mahnung ist in der Regel umsonst
Das ist die Folge der Reihenfolge. Der Verzug tritt in der Regel erst mit der Mahnung ein, § 286 Abs. 1 BGB. Die Kosten dieser Mahnung entstehen also vor dem Verzug – und damit sind sie kein Verzugsschaden.
Anders liegt es, wenn der Verzug schon vorher eingetreten war: bei einem kalendermäßig bestimmten Zahlungstermin, § 286 Abs. 2 BGB, oder 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, § 286 Abs. 3 BGB. Dann ist auch das erste Schreiben schon eine Maßnahme im Verzug, und seine Kosten sind ersatzfähig. Wie ein solches Schreiben mit Betrag und Frist aussieht, steht unter Zahlungsaufforderung.
Bei Verbrauchern hängt das an einem Halbsatz: Die 30-Tage-Frist greift nur, wenn die Rechnung darauf hingewiesen hat. Welcher Satz dafür genügt, steht unter Zahlungserinnerung.
Was tatsächlich ersatzfähig ist
Der Aufwand, der Ihnen konkret entstanden ist – und nachweisbar bleibt. Ein Brief kostet Porto und Material. Jede weitere Position muss sich auf einen echten Aufwand stützen.
Mahngebühren
Was der Schuldner trägt und was nicht
Trägt der Schuldner
Schaden ab Eintritt des Verzugs
- Porto und Material für Mahnungen im Verzug
- Pauschale von 40,00 €, wenn er kein Verbraucher ist, § 288 Abs. 5 BGB
- Inkassokosten bis zur Höhe der Anwaltsvergütung, § 13e Abs. 1 RDG
- Verzugszinsen als eigener Anspruch, § 288 Abs. 1 BGB
Tragen Sie selbst
Kein Verzugsschaden
- Die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst
- Ihre Arbeitszeit für das Mahnwesen
- Inkassokosten über der Anwaltsvergütung
- Eine übliche Mahngebühr ohne tatsächlichen Aufwand
Die Pauschale wird auf Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet. War der Verzug schon vor der ersten Mahnung eingetreten, sind auch deren Kosten ersatzfähig.
- Porto und Material für das Mahnschreiben.
- Kosten einer Adressermittlung, wenn der Schuldner unbekannt verzogen ist.
- Auskunftskosten, soweit sie zur Durchsetzung erforderlich waren.
- Kosten der Rechtsverfolgung, im gerichtlichen Mahnverfahren also die Gerichtsgebühr.
Nicht ersatzfähig ist die eigene Arbeitszeit für das Mahnwesen. Sie gehört zum allgemeinen Geschäftsbetrieb, und der Schuldner schuldet keinen Beitrag dazu. Was das Mahnverfahren selbst kostet, steht unter Kosten des Mahnbescheids.
Achtung
Eine Klausel in Ihren AGB macht aus einer nicht entstandenen Position keinen Anspruch. Sie kann den Nachweis erleichtern, indem sie einen pauschalen Betrag benennt. Gegenüber Verbrauchern ist die Pauschale aber unwirksam, wenn sie den nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden übersteigt oder dem Kunden nicht ausdrücklich der Nachweis offensteht, dass kein oder ein wesentlich niedrigerer Schaden entstanden ist, § 309 Nr. 5 BGB.
Die 40 Euro im Geschäftsverkehr
Eine einzige feste Zahl kennt das Gesetz doch: Ist der Schuldner einer Entgeltforderung kein Verbraucher, haben Sie bei Verzug Anspruch auf eine Pauschale von 40,00 €, § 288 Abs. 5 BGB. Ohne Nachweis, ohne Begründung, je Forderung.
Zwei Einschränkungen gehören dazu. Die Pauschale wird auf einen Schadensersatz angerechnet, soweit dieser in Kosten der Rechtsverfolgung besteht – Machen Sie etwa die Kosten eines Inkassounternehmens oder Anwalts als Verzugsschaden geltend, bekommen Sie die Pauschale nicht zusätzlich, sondern verrechnet. Und gegenüber Verbrauchern gibt es sie nicht.
Hinweis
Die Pauschale gilt auch, wenn die Entgeltforderung eine Abschlagszahlung oder sonstige Ratenzahlung ist, § 288 Abs. 5 BGB. Gerät der Schuldner mit einer vereinbarten Rate in Verzug, kann sie also schon für diese Rate entstehen.
Wenn ein Inkassounternehmen übernimmt
Auch die Kosten eines Inkassounternehmens sind Verzugsschaden, § 280 Abs. 2 BGB. Es gilt dieselbe Reihenfolge wie bei der eigenen Mahnung: Wer beauftragt, bevor der Schuldner in Verzug ist, trägt die Kosten selbst. Lag der Verzug schon vor – durch eine Mahnung, durch einen kalendermäßig bestimmten Zahlungstermin nach § 286 Abs. 2 BGB oder durch die 30 Tage nach § 286 Abs. 3 BGB -, gehören sie in die Forderung.
Nach oben zieht das Gesetz eine Grenze. Ersatzfähig sind Inkassokosten nur bis zur Höhe der Vergütung, die ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit verlangen könnte, § 13e Abs. 1 RDG. Der Rest bleibt beim Auftraggeber, auch wenn die Vereinbarung mit dem Dienstleister einen höheren Betrag nennt: Sie bindet die Vertragsparteien, nicht den Schuldner.
Praktisch heißt das zweierlei. Der Schuldner kann eine Inkassorechnung daraufhin prüfen, ob sie diese Grenze einhält. Und wer die Forderung gerichtlich weiterverfolgt, sollte es vorher selbst tun: Eine überhöhte Nebenforderung kann zur Beanstandung des Antrags führen und hält im streitigen Verfahren nicht. Was ein Inkassoauftrag im Einzelnen kostet und wann er sich lohnt, steht unter Inkasso beauftragen.
Ein Punkt wird dabei oft übersehen. Die Pauschale von 40,00 € und die Kosten der Rechtsverfolgung stehen nicht nebeneinander: Nach § 288 Abs. 5 BGB wird die Pauschale auf einen Schadensersatz angerechnet, soweit dieser in Kosten der Rechtsverfolgung besteht. Wer beides ungekürzt ansetzt, fordert einmal zu viel.
Wir sind registrierter Rechtsdienstleister für Inkassodienstleistungen, § 10 Abs. 1 RDG, und bezeichnen im Antrag, was ersatzfähig ist: die Verzugszinsen und die vorgerichtlichen Kosten als Nebenforderungen, jede für sich. Gerichtsgebühr und unsere Vergütung stehen bei den Kosten des Verfahrens, die in den Vollstreckungsbescheid aufgenommen werden, § 699 Abs. 3 ZPO. Was nicht hineingehört, lassen wir weg – ein Antrag, den das Gericht moniert, kostet Zeit, und bei knapper Verjährung ist das die Zeit, die fehlt. Welche Fristen dabei laufen, steht unter Verjährung von Forderungen.
Was ein Anwalt kostet und wer ihn trägt
Für einen Rechtsanwalt gilt derselbe Satz wie für alles andere hier: Seine Kosten sind ersatzfähig, soweit sie ein Schaden aus dem Verzug sind, § 280 Abs. 2 BGB. Die außergerichtliche Mahnung durch einen Anwalt nach eingetretenem Verzug ist ein solcher Schaden. Die erste Mahnung durch einen Anwalt ist es in der Regel nicht – auch sie löst den Verzug erst aus, und ihre Kosten entstehen davor. Was die Stufen vor dem Gericht bewirken und wo sie enden, steht unter außergerichtliches Mahnverfahren.
Wie hoch sie ausfallen, richtet sich nach dem RVG und hängt am Wert der Forderung. Bei einer kleinen Rechnung stehen die Anwaltskosten deshalb schnell in einem Verhältnis zur Hauptforderung, das die Sache unwirtschaftlich macht.
Der Vergleich mit dem gerichtlichen Weg lohnt vorher. Die Gerichtsgebühr richtet sich ebenfalls nach dem Streitwert, kann aber zu einem Vollstreckungsbescheid führen und damit zu einem Titel, dessen Anspruch nach Rechtskraft erst in 30 Jahren verjährt, § 197 Abs. 1 Nr. 3 BGB. Eine anwaltliche Mahnung erreicht das nicht.
Wer die Forderung ohnehin gerichtlich durchsetzen will, braucht die anwaltliche Mahnung dazwischen nicht: Die Zustellung des Mahnbescheids steht der Mahnung gleich und setzt den Schuldner in Verzug, § 286 Abs. 1 BGB.
Zinsen sind etwas anderes
Verzugszinsen sind kein Teil der Mahnkosten, sondern ein eigener Anspruch aus § 288 Abs. 1 BGB. Sie laufen ab Verzugseintritt und werden nicht in den Schaden eingerechnet. In einem Mahnbescheid gehören sie deshalb als Nebenforderung getrennt beziffert, nicht in die Hauptforderung.
Wie hoch sie ausfallen und wie sie sich rechnen, steht unter Verzugszinsen berechnen. Wir übernehmen die Bezifferung im Antrag und die Fristenüberwachung; wie das Verfahren abläuft, steht unter Ablauf des gerichtlichen Mahnverfahrens. Mahnbescheid online beantragen.
Häufige Fragen
Wie hoch darf eine Mahngebühr sein?
Für die Höhe der Mahngebühren gibt es keinen gesetzlichen Betrag. Ersatzfähig ist der tatsächlich entstandene Verzugsschaden, § 280 Abs. 2 BGB – bei einem Brief also im Wesentlichen Porto und Material.
Ab wann darf ich Mahngebühren verlangen – schon für die erste Mahnung?
In der Regel nicht: Sie löst den Verzug erst aus, und ihre Kosten entstehen davor. War der Verzug schon vorher eingetreten – etwa durch einen kalendermäßigen Zahlungstermin, § 286 Abs. 2 BGB -, sind auch die Kosten des ersten Schreibens ersatzfähig.
Zählt die Mahnung eines Anwalts als erste Mahnung?
Für den Verzug ja: Sie löst ihn aus, wenn er nicht schon vorher eingetreten war. Genau deshalb sind ihre Kosten in diesem Fall kein Verzugsschaden – der Schaden setzt den Verzug voraus, § 280 Abs. 2 BGB.
Kann ich meine Arbeitszeit für das Mahnwesen abrechnen?
Nein. Der eigene Verwaltungsaufwand gehört zum allgemeinen Geschäftsbetrieb und ist kein ersatzfähiger Verzugsschaden.
Kann ich Mahngebühren in den AGB festlegen?
Eine Klausel kann einen pauschalen Betrag benennen. Sie schafft aber keinen Anspruch auf Kosten, die nicht entstanden sind: Gegenüber Verbrauchern ist sie unwirksam, wenn der Betrag den gewöhnlich zu erwartenden Schaden übersteigt oder der Nachweis eines geringeren Schadens nicht ausdrücklich offensteht, § 309 Nr. 5 BGB.
Was ist die 40-Euro-Pauschale?
Ein Anspruch bei Verzug, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist, § 288 Abs. 5 BGB. Sie entsteht ohne Nachweis, wird aber auf einen Schadensersatz angerechnet, soweit dieser in Kosten der Rechtsverfolgung besteht.
Gilt die Pauschale auch gegenüber Privatpersonen?
Nein. § 288 Abs. 5 BGB setzt voraus, dass der Schuldner kein Verbraucher ist.
Bekomme ich die Pauschale zusätzlich zu Inkasso- oder Anwaltskosten?
Nicht ungekürzt. Sie wird auf einen Schadensersatz angerechnet, soweit dieser in Kosten der Rechtsverfolgung besteht, § 288 Abs. 5 BGB – etwa auf die vorgerichtlichen Kosten eines Inkassounternehmens oder Anwalts. Beides ungekürzt anzusetzen ergibt eine zu hohe Nebenforderung.
Kann ich Inkassokosten auf den Schuldner umlegen?
Soweit sie ein Verzugsschaden sind, § 280 Abs. 2 BGB, und nur bis zur Höhe der Anwaltsvergütung für dieselbe Tätigkeit, § 13e Abs. 1 RDG. Wurde der Auftrag vor Eintritt des Verzugs erteilt, tragen Sie die Kosten selbst.
Was gilt, wenn der Schuldner nur einen Teil zahlt?
Der Verzug bleibt für den offenen Rest bestehen, und die Nebenforderungen laufen darauf weiter. Eine Teilzahlung lässt die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB nicht neu entstehen: Sie knüpft an den Verzug mit der Entgeltforderung. Ist die Zahlung in Raten oder Abschlägen vereinbart, gilt sie dagegen auch für die einzelne Rate.
Zählen Mahnkosten zur Hauptforderung?
Nein, sie sind Nebenforderung. Im Mahnbescheid werden sie getrennt beziffert; in die Hauptforderung eingerechnet können sie zur Beanstandung des Antrags führen, denn Haupt- und Nebenforderungen sind gesondert zu bezeichnen, § 690 Abs. 1 Nr. 3 ZPO.