Zahlungsaufforderung: Muster, Frist und letzte Aufforderung

Was eine Zahlungsaufforderung ist

Im Gesetz kommt das Wort nicht vor. Zahlungsaufforderung, Forderungsschreiben, Zahlungsanforderung – gemeint ist dasselbe: Sie verlangen von Ihrem Schuldner, eine Forderung zu bezahlen. Rechtlich zählt nur, ob das Schreiben eine Mahnung ist. Das ist es, wenn es nach Fälligkeit kommt und eindeutig und bestimmt zur Leistung auffordert; die Überschrift spielt keine Rolle (BGH, Urteil vom 25.10.2007 – III ZR 91/07).

Wann ein Schreiben den Verzug auslöst, wann es ihn gar nicht braucht und welcher Satz auf Rechnungen an Verbraucher gehört, steht im Ratgeber Zahlungserinnerung oder Mahnung. Eine Zahlungsaufforderung schickt übrigens auch das Gericht: Der Mahnbescheid ist die gerichtliche Fassung, mit zwei Wochen Frist für Zahlung oder Widerspruch, § 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO.

Bevor Sie zur Zahlung auffordern

Eine Zahlungsaufforderung ist oft das letzte Schreiben vor dem Mahnbescheid. Was darin steht, wird später der Antrag: der Schuldner, der Betrag, der Tag, ab dem Zinsen laufen. Fehler, die hier entstehen, holt das Mahngericht mit einer Rückfrage wieder hervor.

Vier Punkte prüfen Sie vor dem Absenden:

Prüfen	Warum	Fundstelle
Ist die Forderung fällig?	Vor Fälligkeit ist das Schreiben keine Mahnung und löst nichts aus	§ 271 Abs. 1 BGB, § 286 Abs. 1 BGB
Stimmt der Betrag auf den Cent?	Der Mahnbescheid verlangt eine bestimmte Geldsumme	§ 688 Abs. 1 ZPO
Wer ist Schuldner, mit welcher Rechtsform und Anschrift?	Der Mahnantrag bezeichnet die Parteien und ihre gesetzlichen Vertreter	§ 690 Abs. 1 Nr. 1 ZPO
Läuft die Verjährung zum Jahresende ab?	Das Schreiben hemmt sie nicht; dann ist es Zeit für den Mahnbescheid	§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB

Der dritte Punkt ist der häufigste Grund für eine Rückfrage des Gerichts. Eine GmbH ist nicht ihr Geschäftsführer, ein Einzelunternehmer nicht sein Ladenname. Die Bezeichnung aus Ihrer Zahlungsaufforderung übernehmen wir in den Antrag, deshalb lohnt es, sie schon dort richtig zu schreiben; was das Gericht sonst beanstandet, steht unter Monierung beim Mahnbescheid.

Zahlungsaufforderung mit Frist: welche Frist und wozu

Für den Verzug brauchen Sie keine Frist; die Mahnung wirkt mit dem Zugang, § 286 Abs. 1 BGB. Trotzdem setzt fast jeder Gläubiger eine – aus gutem Grund: Ein Datum macht klar, wann Sie den nächsten Schritt gehen, und es ist der Tag, an dem Sie die Akte wieder öffnen.

Rechtlich wird die Frist an einer anderen Stelle gebraucht. Wer vom Vertrag zurücktreten will, weil der andere nicht zahlt, muss ihm vorher eine angemessene Frist zur Leistung gesetzt haben, § 323 Abs. 1 BGB. Das betrifft vor allem den Verkauf unter Eigentumsvorbehalt: Die Ware gehört Ihnen bis zur vollständigen Zahlung, herausverlangen können Sie sie aber erst nach dem Rücktritt, § 449 Abs. 2 BGB. Ohne Fristsetzung, in diesem oder einem späteren Schreiben, fehlt dafür in der Regel die Voraussetzung. Mit dem Rücktritt verlangen Sie dann die Ware zurück, nicht mehr den Kaufpreis.

Angemessen heißt: genug Zeit, um eine Überweisung auszuführen, nicht genug, um das Geld erst zu verdienen. In der Praxis sind zehn bis vierzehn Tage üblich. Nennen Sie ein Kalenderdatum statt „binnen 14 Tagen“ oder „umgehend“ – sonst streiten Sie später darüber, wann die Frist abgelaufen war.

Zahlungsaufforderung: Muster mit Frist

Das folgende Muster gilt für eine Forderung zwischen Unternehmen, etwa aus einer Lieferung oder einem Auftrag. Kopieren Sie den Text und ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern; ein Muster zur Zahlungsaufforderung als Datei braucht es dafür nicht. Jede Zahlungsaufforderung als Vorlage trägt dieselben Bausteine: Bezug, Betrag, Fälligkeit, Aufforderung, Datum.

Zahlungsaufforderung

Was die Zahlungsaufforderung verlangen darf

Kein Verbraucher beteiligt

Muster 1

• Zinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz auf eine Entgeltforderung, § 288 Abs. 2 BGB
• Pauschale von 40,00 €, § 288 Abs. 5 BGB
• Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, § 286 Abs. 3 BGB

Schuldner ist Verbraucher

Muster 2

• Zinsen von fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, § 288 Abs. 1 BGB
• Keine Pauschale
• Verzug nach 30 Tagen nur mit Hinweis auf der Rechnung, § 286 Abs. 3 BGB

Ist nur der Gläubiger Verbraucher, gelten fünf Prozentpunkte, § 288 Abs. 1 BGB, die Pauschale aber schon. Alles ab dem Verzug; die Kosten des Schreibens, das ihn erst auslöst, sind nicht erstattungsfähig, § 280 Abs. 2 BGB.

Mahnbescheid beantragen

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Was nicht hineingehört: eine Mahngebühr für dieses Schreiben, wenn es den Verzug erst auslöst. Die Kosten der Mahnung, die den Verzug herbeiführt, sind nicht erstattungsfähig, § 280 Abs. 2 BGB; die Einzelheiten stehen unter Mahngebühren. Ein Hinweis auf eine Meldung an die Schufa gehört nur hinein, wenn er nicht verschweigt, dass schon ein Bestreiten der Forderung die Meldung verhindert (BGH, Urteil vom 19.03.2015 – I ZR 157/13). Wann der Eintrag überhaupt kommt, steht unter Mahnbescheid und Schufa.

Unter Privatleuten

Eine private Zahlungsaufforderung braucht keine andere Vorlage, nur andere Zahlen. Ist Ihr Schuldner Verbraucher, beträgt der Zinssatz fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, § 288 Abs. 1 BGB, und die Pauschale von 40,00 € entfällt, weil § 288 Abs. 5 BGB einen Schuldner verlangt, der kein Verbraucher ist. Das Beispiel: ein gebrauchtes Auto, übergeben, aber nicht vollständig bezahlt.

Den Zinssatz müssen Sie im privaten Schreiben nicht nennen; Sie können die Zinsen im Mahnbescheid geltend machen, sobald der Käufer im Verzug ist. Ein Satz zum Verzug kostet aber nichts und macht dem Empfänger klar, dass die Forderung wächst.

Die letzte Zahlungsaufforderung vor dem Mahnbescheid

Die letzte Zahlungsaufforderung ist die, nach der Sie handeln. Sie unterscheidet sich vom Muster oben in einem Satz: Sie nennt den nächsten Schritt mit Datum. „Geht der Betrag bis zum [TT.MM.JJJJ] nicht ein, beantragen wir am Folgetag den Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht.“ Kündigen Sie nur an, was Sie dann auch tun. Ein Schuldner, der zweimal eine folgenlose Ankündigung bekommen hat, liest die dritte nicht mehr.

Eine letzte Aufforderung ist keine Pflicht. Für den Mahnbescheid genügt, dass die Forderung fällig ist, § 688 Abs. 1 ZPO; die Zahlungsaufforderung braucht es für den Verzug und damit für Zinsen und Kosten. Mehr Schreiben kosten vor allem Zeit, und gegen Jahresende kann genau diese Zeit fehlen: Forderungen in der regelmäßigen Frist verjähren zum 31. Dezember, und eine Zahlungsaufforderung hält die Frist nicht an. Welche Jahrgänge ablaufen, steht unter wann eine Rechnung verjährt. Wie sich außergerichtliche Schreiben und das gerichtliche Mahnverfahren ergänzen, vergleicht der Ratgeber außergerichtliches Mahnverfahren.

Nach Ablauf der Frist stellen wir den Antrag beim zuständigen Mahngericht und übernehmen Hauptforderung, Zinsen ab Verzugsbeginn und, wo sie geschuldet ist, die Pauschale aus Ihrem Schreiben in den Antrag. Die Gerichtsgebühr beträgt mindestens 38,00 €, Nr. 1100 KV GKG. Vom Schuldner können Sie unsere Vergütung als Schaden nur bis zur Höhe der Vergütung ersetzt verlangen, die einem Anwalt nach dem RVG zustünde, § 13e Abs. 1 RDG.

Häufige Fragen