Kunde zahlt Rechnung nicht: Vorgehen Schritt für Schritt
- Stand
- 11.10.2026
- Rechtsgrundlage
- § 286 Abs. 3 BGB
Ihr Kunde zahlt die Rechnung nicht - über alles Weitere entscheidet dann der Verzug. Erst ab ihm schuldet er Verzugszinsen, Mahnkosten und, als Geschäftskunde, die Pauschale, und erst danach lohnt der Gang zum Gericht.
Kurz gefasst
- Prüfen Sie zuerst die Fälligkeit. Ohne Abrede über die Zahlungszeit können Sie sofort verlangen, § 271 Abs. 1 BGB; beim Werkvertrag wird die Vergütung erst mit der Abnahme fällig, § 641 Abs. 1 BGB.
- Bei einer Entgeltforderung tritt der Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein – gegenüber einem Verbraucher aber nur, wenn die Rechnung darauf hinweist, § 286 Abs. 3 BGB.
- Ab Verzug laufen fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, § 288 Abs. 1 BGB. Ist kein Verbraucher beteiligt, sind es neun, § 288 Abs. 2 BGB, dazu 40,00 € Pauschale, § 288 Abs. 5 BGB.
- Beruft sich Ihr Kunde zu Recht auf Mängel, gerät er insoweit nicht in Verzug: § 320 Abs. 1 BGB gibt ihm ein Leistungsverweigerungsrecht, beim Werk in der Regel in Höhe des Doppelten der Mangelbeseitigungskosten, § 641 Abs. 3 BGB.
- Der Mahnbescheid kostet ab 38,00 € und hemmt die Verjährung, Nr. 1100 KV GKG und § 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB. Der Schuldner hat zwei Wochen Zeit für den Widerspruch, § 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO.
Zuerst prüfen: Ist die Rechnung überhaupt fällig?
Fällig ist eine Forderung dann, wenn Sie die Leistung verlangen dürfen – und ohne Abrede über die Zahlungszeit ist das sofort, § 271 Abs. 1 BGB. Haben Sie ein Zahlungsziel eingeräumt, gilt dieses; „zahlbar bis 15. Oktober“ heißt, dass vorher nichts offen ist.
Anders liegt es beim Werkvertrag. Wer etwas herstellt, repariert oder einbaut, wird nicht mit der Rechnung bezahlt, sondern mit der Abnahme, § 641 Abs. 1 BGB. Solange der Besteller nicht abgenommen hat und auch nicht abnehmen musste, ist die Forderung nicht fällig – eine Mahnung geht dann ins Leere. Was Handwerker bis zum Titel beachten, steht unter Handwerkerrechnung nicht bezahlt.
Hinweis
Ein Zahlungsziel „14 Tage netto“ ist schwächer, als es aussieht. Gerechnet wird ab Zugang der Rechnung, und wann die zugegangen ist, müssen Sie beweisen. Ein festes Datum auf der Rechnung erspart diesen Streit, setzt Ihren Kunden aber nur dann ohne Mahnung in Verzug, wenn Sie den Termin mit ihm vereinbart haben, § 286 Abs. 2 BGB.
Wann Ihr Kunde in Verzug gerät, wenn er die Rechnung nicht zahlt
Der Verzug ist der Punkt, an dem sich alles entscheidet. Vor ihm schuldet Ihr Kunde in aller Regel nur den Rechnungsbetrag, ab ihm kommen Zinsen und Kosten hinzu. Am schnellsten führt die Mahnung dorthin: Sie fordern nach Fälligkeit eindeutig zur Zahlung auf, und mit ihrem Zugang beginnt der Verzug, § 286 Abs. 1 BGB.
Ohne Mahnung geht es in zwei Fällen. Ein mit dem Kunden vereinbarter Kalendertermin oder eine ernsthafte und endgültige Zahlungsverweigerung macht sie entbehrlich, § 286 Abs. 2 BGB. Und bei einer Entgeltforderung tritt der Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, § 286 Abs. 3 BGB – an Unternehmen ohne Weiteres.
Achtung
Ist Ihr Kunde Verbraucher, greift die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist. Ohne den Satz bleibt Ihnen in aller Regel nur die Mahnung, und die Zinsen beginnen erst mit ihrem Zugang. Den Wortlaut für die Rechnung und die Fälle, in denen Sie gar nicht mahnen müssen, finden Sie unter eine Zahlungserinnerung schreiben.
Kein Verzug tritt ein, solange die Zahlung aus einem Umstand ausbleibt, den Ihr Kunde nicht zu vertreten hat, § 286 Abs. 4 BGB. Das ist selten. Häufiger meint er, nicht zahlen zu müssen – dazu weiter unten.
Was Sie ab Verzug zusätzlich verlangen dürfen
Ab dem Verzug wächst die Forderung, und wie stark, hängt davon ab, wer Ihr Kunde ist.
| Position | Verbraucher als Kunde | Unternehmen als Kunde |
|---|---|---|
| Verzugszinsen | fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, § 288 Abs. 1 BGB | neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, § 288 Abs. 2 BGB |
| Pauschale | keine | 40,00 €, § 288 Abs. 5 BGB |
| Kosten der Mahnung | ab Verzug, meist ab der zweiten, § 280 Abs. 2 BGB | ab Verzug, meist ab der zweiten, auf die Pauschale angerechnet |
| 30-Tage-Regel | nur mit Hinweis auf der Rechnung | ohne Hinweis |
Zahlt eine Firma die Rechnung nicht, stehen Sie also besser da. Die Pauschale entsteht je Entgeltforderung, nicht je Mahnung, und bei vereinbarten Abschlägen oder Raten für jede Rate, mit der Ihr Kunde in Verzug ist, § 288 Abs. 5 BGB. Auf Mahnkosten und andere Kosten der Rechtsverfolgung wird sie angerechnet; wer beides voll ansetzt, rechnet doppelt. Eine Klausel in den Einkaufsbedingungen, die Verzugszinsen im Voraus ausschließt, ist unwirksam, § 288 Abs. 6 BGB.
Kosten ersetzt Ihr Kunde als Verzugsschaden, § 280 Abs. 1 BGB, wegen der verspäteten Zahlung aber nur unter der zusätzlichen Voraussetzung des Verzugs, § 280 Abs. 2 BGB. Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst – meist die erste -, bleibt deshalb Ihre Sache. Was Sie ansetzen dürfen, steht unter welche Mahngebühren Sie verlangen dürfen.
Ein Beispiel. Eine Rechnung über 1.500,00 € an einen Geschäftskunden, als Zahlungstermin der 1. September vereinbart, Verzug ab dem 2. September. Nach drei Monaten stehen neben der Hauptforderung die Zinsen aus § 288 Abs. 2 BGB und die Pauschale von 40,00 € offen. Den genauen Zinsbetrag nennt der Rechner unter Verzugszinsen berechnen; im Mahnbescheid setzen wir Zinsen und Pauschale als Nebenforderungen neben die Rechnung.
Wenn der Kunde die Rechnung wegen Mängeln nicht zahlt
Oft zahlt der Kunde die Rechnung dann nicht vollständig, sondern behält einen Teil ein. Dann bewirkt eine Mahnung meist nichts, weil Ihr Kunde meint, ein Recht zum Zurückhalten zu haben. Hat er damit recht, tritt der Verzug nicht ein, soweit sein Recht reicht – und für diesen Teil laufen weder Zinsen noch Kosten, ganz gleich, wie oft Sie schreiben.
Die Grundnorm ist § 320 Abs. 1 BGB, die Einrede des nicht erfüllten Vertrags: Wer nicht vorleisten muss, kann seine Leistung verweigern, bis die Gegenleistung bewirkt ist. Haben Sie mangelhaft geliefert, ist sie das nicht vollständig, und Ihr Kunde darf zurückhalten. Daneben steht das allgemeine Zurückbehaltungsrecht aus § 273 Abs. 1 BGB für Ansprüche aus demselben rechtlichen Verhältnis.
Beim Werkvertrag beziffert das Gesetz die Höhe: Nach Fälligkeit darf der Besteller in der Regel das Doppelte der Kosten verweigern, die die Beseitigung des Mangels erfordert, § 641 Abs. 3 BGB – den Rest der Rechnung schuldet er weiterhin.
Hinweis
Die Einrede hat eine Grenze. Ist von Ihrer Seite teilweise geleistet worden, kann die Gegenleistung nicht verweigert werden, soweit das gegen Treu und Glauben verstieße – etwa weil der offene Rest verhältnismäßig geringfügig ist, § 320 Abs. 2 BGB. Wer wegen einer Kleinigkeit die ganze Rechnung zurückhält, darf nur einen angemessenen Teil verweigern und gerät mit dem Rest in Verzug.
Praktisch heißt das: Prüfen Sie die Rüge, bevor Sie mahnen. Ist der Mangel da, beseitigen Sie ihn und fordern danach die Zahlung. Ist er es nicht, widersprechen Sie schriftlich und benennen den Grund – das ist die Grundlage, auf der später ein Gericht entscheidet. Eine Stornorechnung sollten Sie dabei nicht schreiben: Sie hebt die Rechnung auf, auf die sich Ihre Mahnung und die 30-Tage-Regel stützen.
Wenn Ihr Kunde Raten anbietet
Ob Sie annehmen, ist eine Rechenfrage. Ein Plan, der hält, bringt das Geld ohne Verfahren; je länger er läuft, desto eher wird der Kunde unterwegs zahlungsunfähig. Eine Abschlagszahlung oder eine schriftliche Bitte um Raten für den genauen Betrag lässt die Verjährung in der Regel neu beginnen, frühestens mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist, § 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB. Die Raten, die Sie auf später legen, sind bis zu ihrem Termin nicht fällig – wer daneben einen Titel will, muss das in der Vereinbarung offenhalten. Wie Ratenplan und Mahnbescheid zusammengehen, samt Muster für die Abrede, zeigt der Beitrag Mahnbescheid und Ratenzahlung.
Umsatzsteuer zurückholen, wenn die Forderung ausfällt
Versteuern Sie nach vereinbarten Entgelten, haben Sie die Umsatzsteuer bei einer offenen Rechnung meist längst abgeführt: Sie entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben, nicht mit dem Zahlungseingang, § 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG. Wer mit Erlaubnis des Finanzamts nach vereinnahmten Entgelten versteuert, § 20 UStG, schuldet sie erst, wenn das Geld eingeht.
Zurückholen lässt sich das. Wird das vereinbarte Entgelt uneinbringlich, ist der geschuldete Steuerbetrag zu berichtigen, § 17 Abs. 1 UStG mit § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG, und zwar im Voranmeldungszeitraum, in dem die Uneinbringlichkeit eintritt.
Hinweis
Zahlt Ihr Kunde später doch, sind Steuerbetrag und Vorsteuerabzug erneut zu berichtigen, § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG. Wann eine Forderung als uneinbringlich gilt, ist eine Frage des Einzelfalls und gehört in die Hände Ihrer Steuerberatung – wir sind registrierter Rechtsdienstleister für Inkassodienstleistungen, § 10 Abs. 1 RDG, und beraten nicht steuerlich.
Strafanzeige, Anwalt oder Inkasso: was wirklich hilft
Die Strafanzeige führt fast nie zum Ziel. Wer eine Rechnung nicht bezahlt, verletzt einen Vertrag, begeht damit allein aber keine Straftat. Betrug setzt nach § 263 Abs. 1 StGB eine Täuschung voraus, die einen Irrtum erregt und fremdes Vermögen beschädigt, dazu die Absicht, sich zu bereichern. Bei einer offenen Rechnung müsste die Täuschung schon bei Vertragsschluss vorgelegen haben: Wer bei der Bestellung zahlen wollte und erst später nicht mehr kann, hat niemanden getäuscht, und bei einem Kunden, der lange gezahlt hat, gelingt der Nachweis selten.
Achtung
Ihr Geld bringt ein Strafverfahren in aller Regel nicht zurück: Es zielt auf eine Strafe, nicht auf einen Titel für Sie. Den gibt es dort nur, wenn Sie Ihren Anspruch eigens im Strafverfahren geltend machen und das Gericht darüber entscheidet.
Ein Inkassounternehmen erhöht den Druck, sein Schreiben ist aber rechtlich eine Mahnung: Es führt nicht zu einem Titel und hält die Verjährung für sich nicht an. Was ein Auftrag kostet und wer ihn am Ende trägt, steht unter Inkasso beauftragen. Ein Anwalt lohnt sich, wenn die Forderung streitig ist – wenn Ihr Kunde also Mängel rügt, aufrechnet oder den Vertrag bestreitet. Ist sie unstreitig und der Kunde zahlt einfach nicht, ist das gerichtliche Mahnverfahren der kürzere Weg.
Der Mahnbescheid: wenn die Mahnung nicht reicht
Nach der zweiten fruchtlosen Mahnung bringt eine dritte selten Bewegung. Das Mahnverfahren führt ohne Verhandlung und ohne Beweisaufnahme zu einem vollstreckbaren Titel, wenn Ihr Kunde nichts unternimmt, und es ist für Ansprüche auf eine bestimmte Geldsumme in Euro gemacht, § 688 Abs. 1 ZPO. Woran Sie den richtigen Zeitpunkt für den Wechsel erkennen, beschreibt das außergerichtliche Mahnverfahren.
Der Antrag nennt die Parteien, den Anspruch mit seinem Gegenstand und Grund sowie den geforderten Betrag, § 690 Abs. 1 ZPO. Die Gerichtsgebühr beträgt eine halbe Gebühr, mindestens aber 38,00 €, Nr. 1100 KV GKG. Bei mahnbescheid.de geben Sie die Rechnung ein, die Katalognummer tragen wir ein, und der Antrag geht elektronisch an das zuständige Mahngericht. Die Stationen danach zeigt der Ablauf des gerichtlichen Mahnverfahrens.
| Mahnung | Inkasso | Mahnbescheid | |
|---|---|---|---|
| Führt zu einem Titel | nein | nein | ja, über den Vollstreckungsbescheid |
| Hemmt die Verjährung | nein | nein | ja, ab Zustellung, § 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB |
| Prüft das Gericht die Forderung | – | – | nein, nur die Zulässigkeit |
| Reaktion des Schuldners | keine Frist | keine Frist | Widerspruch binnen zwei Wochen, § 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO |
Die Zeile zur Verjährung ist der eigentliche Grund, nicht zu lange zu mahnen. Die regelmäßige Frist beträgt drei Jahre, § 195 BGB, und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie von ihm und Ihrem Schuldner Kenntnis erlangt haben oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätten erlangen müssen, § 199 Abs. 1 BGB: Eine im Februar 2026 fällig gewordene Rechnung verjährt mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Keine Mahnung hält diese Frist an. Sicher anhalten können Sie sie mit einer Maßnahme nach § 204 Abs. 1 BGB, im Mahnverfahren mit der Zustellung des Mahnbescheids. Welche Rechnungen zum nächsten Jahresende verjähren, steht unter wann eine Rechnung verjährt.
Widerspricht Ihr Kunde nicht, folgt der Vollstreckungsbescheid, und damit haben Sie den Titel. Titulierte Ansprüche verjähren erst in 30 Jahren, § 197 Abs. 1 Nr. 3 BGB; künftig fällig werdende Zinsen aus dem Titel weiter in der regelmäßigen Frist, § 197 Abs. 2 BGB.
Die Kosten des Verfahrens strecken Sie vor. Ist die Forderung berechtigt, trägt sie am Ende Ihr Kunde: Das Gericht nimmt sie in den Mahnbescheid und den Vollstreckungsbescheid auf, § 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO und § 699 Abs. 3 ZPO. Unsere Vergütung ist bei berechtigter Forderung kostenneutral im Erfolgsfall, da der Schuldner die Kosten trägt.
Häufige Fragen
Mein Kunde zahlt die Rechnung nicht – was mache ich zuerst?
Prüfen Sie die Fälligkeit und den Verzug. Ohne Abrede über die Zahlungszeit ist die Forderung sofort fällig, § 271 Abs. 1 BGB; beim Werkvertrag erst mit der Abnahme, § 641 Abs. 1 BGB. Erst danach lohnt die Mahnung, weil vorher weder Zinsen noch Kosten laufen.
Wie lange muss ich warten, bevor ich mahne?
Rechtlich gar nicht: Ab Fälligkeit dürfen Sie mahnen. Kaufmännisch sind ein bis zwei Wochen üblich. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt der Verzug ohnehin ein, gegenüber einem Verbraucher nur mit Hinweis auf der Rechnung, § 286 Abs. 3 BGB.
Muss ich dreimal mahnen?
Nein. Eine Mahnung genügt, um den Verzug auszulösen, § 286 Abs. 1 BGB. Danach können Sie sofort das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Drei Mahnungen sind kaufmännische Gewohnheit, keine Vorschrift.
Mein Kunde zahlt nicht, weil er Mängel behauptet. Was gilt dann?
Ist die Rüge berechtigt, darf er die Zahlung verweigern, § 320 Abs. 1 BGB – und insoweit tritt der Verzug nicht ein. Beim Werkvertrag ist die Höhe begrenzt: in der Regel auf das Doppelte der Mangelbeseitigungskosten, § 641 Abs. 3 BGB. Ist nur noch ein geringfügiger Teil Ihrer Leistung offen, darf er nicht die ganze Zahlung verweigern, § 320 Abs. 2 BGB.
Mein Kunde bietet Ratenzahlung an – soll ich zustimmen?
Oft ja, wenn der Plan überschaubar ist. Eine Abschlagszahlung ist in der Regel ein Anerkenntnis, und die Verjährung beginnt neu, frühestens mit dem Schluss des Entstehungsjahres, § 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB. Halten Sie Raten, Termine und die Folge einer ausgefallenen Rate schriftlich fest.
Bekomme ich die Umsatzsteuer zurück, wenn der Kunde gar nicht zahlt?
Ja, sobald die Forderung uneinbringlich ist: Dann ist der geschuldete Steuerbetrag zu berichtigen, § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG, und zahlt Ihr Kunde später doch, erneut. Wann es so weit ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Kann ich meinen Kunden wegen Betrugs anzeigen?
In aller Regel nicht mit Erfolg. Eine Rechnung nicht zu bezahlen ist eine Vertragsverletzung, keine Straftat. Betrug verlangt nach § 263 Abs. 1 StGB eine Täuschung, die einen Irrtum erregt – dass Ihr Kunde also schon bei Vertragsschluss nicht zahlen wollte. Vollstrecken können Sie auch dann erst mit einem Titel.
Was kostet mich der Mahnbescheid?
Die Gerichtsgebühr beträgt eine halbe Gebühr nach dem Streitwert, mindestens 38,00 €, Nr. 1100 KV GKG. Sie strecken sie vor; bei berechtigter Forderung trägt sie der Schuldner, und das Gericht nimmt sie als Kosten des Verfahrens in den Mahnbescheid auf, § 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO.
Wann verjährt meine Forderung?
In der Regel nach drei Jahren, § 195 BGB, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie ihn kannten, § 199 Abs. 1 BGB. Eine Mahnung hält sie nicht an; sicher angehalten wird sie durch eine Maßnahme nach § 204 Abs. 1 BGB, im Mahnverfahren durch die Zustellung des Mahnbescheids.