Zahlungserinnerung: was sie bringt und was nicht
- Stand
- 08.09.2026
- Rechtsgrundlage
- § 286 Abs. 1 BGB
Zahlungserinnerung, erste Mahnung, freundlicher Hinweis - das Gesetz kennt keinen dieser Begriffe. Es kennt nur die Mahnung, und ob Ihr Schreiben eine ist, entscheidet der Inhalt, nicht die Überschrift.
Kurz gefasst
- Die Bezeichnung ist frei. Rechtlich zählt, ob das Schreiben eine Mahnung ist: eine eindeutige Zahlungsaufforderung nach Fälligkeit, § 286 Abs. 1 BGB.
- Oft brauchen Sie gar keine. Bei einem kalendermäßig bestimmten Zahlungstermin tritt der Verzug von selbst ein, § 286 Abs. 2 BGB.
- Bei einer Entgeltforderung tritt der Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein – gegenüber Verbrauchern aber nur, wenn die Rechnung darauf hinweist, § 286 Abs. 3 BGB.
- Kosten der ersten Mahnung sind nicht erstattungsfähig: Sie entstehen, bevor der Verzug eintritt, § 280 Abs. 2 BGB.
Zahlungserinnerung oder Mahnung – der Unterschied
Es gibt keinen. Nicht im Gesetz jedenfalls: Das BGB kennt die Mahnung, und eine Mahnung ist jede eindeutige Aufforderung an den Schuldner, die fällige Leistung zu erbringen. Ob Sie das Schreiben „Zahlungserinnerung“, „erste Mahnung“ oder „Erinnerung an unsere Rechnung“ nennen, ändert daran nichts.
Der Unterschied ist kaufmännisch, nicht juristisch. Viele Gläubiger halten den Ton beim ersten Schreiben bewusst freundlich, weil eine Rechnung häufig einfach untergegangen ist. Das ist eine gute Praxis – nur eben keine, die rechtlich etwas anderes bedeutet.
Achtung
Wer dabei zu freundlich formuliert, verliert die Wirkung. Ein Satz wie „falls Sie noch nicht überwiesen haben, würden wir uns freuen“ ist keine eindeutige Zahlungsaufforderung. Ohne diese Eindeutigkeit tritt der Verzug nicht ein – und damit auch keine Zinsen und keine Kosten.
Wann Sie überhaupt keine brauchen
Nach § 286 Abs. 2 BGB entfällt die Mahnung in vier Fällen. Der praktisch wichtigste ist der erste: Steht auf der Rechnung ein Zahlungstermin nach dem Kalender – „zahlbar bis 15. Oktober“ -, tritt der Verzug am Tag danach von selbst ein.
- Für die Leistung ist eine Zeit nach dem Kalender bestimmt.
- Der Leistung geht ein Ereignis voraus, und die Frist danach lässt sich kalendermäßig berechnen – etwa „14 Tage nach Lieferung“.
- Der Schuldner verweigert die Zahlung ernsthaft und endgültig.
- Der sofortige Verzug ist aus besonderen Gründen gerechtfertigt, nach Abwägung der Interessen beider Seiten.
Ein Zahlungsziel von „14 Tagen“ genügt dafür übrigens nicht immer: Gerechnet wird ab Zugang der Rechnung, und wann die zugegangen ist, muss der Gläubiger beweisen. Ein festes Datum auf der Rechnung ist deshalb die stärkere Formulierung.
Der Satz, der auf jede Rechnung an Verbraucher gehört
Bei einer Entgeltforderung tritt der Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, auch ohne jede Mahnung. Gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, gilt das nach § 286 Abs. 3 BGB aber nur, wenn auf diese Folge in der Rechnung besonders hingewiesen wurde.
Hinweis
Fehlt der Hinweis, verlieren Sie diese Automatik vollständig. Dann tritt der Verzug erst mit Ihrer Mahnung ein – und die Zinsen laufen erst ab diesem Tag, nicht ab dem 31. Tag nach der Rechnung.
Ein Satz auf der Rechnung genügt, etwa: „Bei Zahlung später als 30 Tage nach Zugang dieser Rechnung kommen Sie in Verzug.“ Für Rechnungen an Unternehmen braucht es ihn nicht – dort greift die Frist ohnehin, bei unsicherem Zugang gerechnet ab Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung.
Was die Zahlungserinnerung Ihnen einbringt
Sie setzt den Schuldner in Verzug, und der Verzug ist die Voraussetzung für alles Weitere: Verzugszinsen, Mahnkosten und – gegenüber Unternehmen – die Pauschale von 40,00 € nach § 288 Abs. 5 BGB. Wie sich die Zinsen berechnen, steht unter Verzugszinsen berechnen.
Was sie nicht einbringt: ihre eigenen Kosten. Schadensersatz wegen Verzögerung setzt den Verzug voraus, § 280 Abs. 2 BGB – und den löst erst dieses Schreiben aus. Die Kosten der ersten Mahnung entstehen also vor dem Verzug und sind nicht erstattungsfähig. Erst was danach kommt, ist Verzugsschaden.
Kein Verzug tritt ein, solange die Zahlung aus einem Umstand ausbleibt, den der Schuldner nicht zu vertreten hat, § 286 Abs. 4 BGB. Das ist selten, kommt aber vor – etwa bei einer Bank, die eine rechtzeitig erteilte Überweisung nicht ausführt.
Wie viele Mahnungen sinnvoll sind
Rechtlich: eine. Es gibt keine Vorschrift, die drei Mahnungen verlangt, und keine, die eine zweite voraussetzt. Wer möchte, kann nach der ersten fruchtlosen Mahnung sofort das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.
Kaufmännisch sind zwei Schreiben üblich: eine freundliche Erinnerung, dann eine Mahnung mit Frist und der Ankündigung des gerichtlichen Verfahrens. Mehr kostet Zeit, und Zeit ist bei einer Forderung das Teuerste – die Verjährungsfrist läuft weiter, während Sie schreiben. Wann sie endet, steht unter Wann verjährt eine Rechnung.
Frist
Eine Mahnung hemmt die Verjährung nicht. Auch die dritte nicht. Dafür braucht es einen Tatbestand aus § 204 Abs. 1 BGB, im Mahnverfahren die Zustellung des Mahnbescheids.
Was in das Schreiben gehört
- Die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, damit die Zuordnung eindeutig ist.
- Den offenen Betrag, getrennt nach Hauptforderung und bereits entstandenen Nebenforderungen.
- Eine eindeutige Zahlungsaufforderung – kein Konjunktiv.
- Eine Zahlungsfrist mit festem Datum, nicht „umgehend“.
- Die Bankverbindung, auch wenn sie auf der Rechnung stand.
- Bei der zweiten Mahnung: die Ankündigung, dass Sie das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.
Bleibt auch das erfolglos, führt der Weg über den Mahnbescheid. Wir übernehmen den Antrag und die Fristenüberwachung; wie das Verfahren abläuft, steht unter Ablauf des gerichtlichen Mahnverfahrens, und was ein Mahnbescheid überhaupt ist, dort. Wann er als zugestellt gilt, steht in der Zustellung des Mahnbescheids; welche Tatbestände die Verjährung hemmen, unter Verjährung von Forderungen. Mahnbescheid online beantragen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Rechtlich keiner. Das BGB kennt nur die Mahnung, und das ist jede eindeutige Zahlungsaufforderung nach Fälligkeit, § 286 Abs. 1 BGB. Der Unterschied liegt im Ton, nicht in der Wirkung.
Muss ich dreimal mahnen?
Nein. Eine Mahnung genügt, um den Verzug auszulösen; danach können Sie sofort das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Drei Mahnungen sind kaufmännische Gewohnheit, keine Vorschrift.
Ab wann laufen die Verzugszinsen?
Ab Verzugseintritt. Das ist der Tag nach der Mahnung, bei kalendermäßig bestimmter Zahlungszeit der Tag nach dem Termin, § 286 Abs. 2 BGB, oder der 31. Tag nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, § 286 Abs. 3 BGB.
Kann ich die Kosten der Zahlungserinnerung verlangen?
Die der ersten nicht. Schadensersatz wegen Verzögerung setzt den Verzug voraus, § 280 Abs. 2 BGB, und den löst dieses Schreiben erst aus. Erstattungsfähig sind Kosten, die danach entstehen.
Was ist die 40-Euro-Pauschale?
Ein pauschaler Anspruch bei Verzug, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist, § 288 Abs. 5 BGB. Sie wird auf einen Schadensersatz angerechnet, soweit dieser in Kosten der Rechtsverfolgung besteht.
Welcher Satz gehört auf eine Rechnung an Verbraucher?
Ein Hinweis darauf, dass der Verzug 30 Tage nach Zugang der Rechnung eintritt. Ohne ihn greift die Frist gegenüber Verbrauchern nicht, § 286 Abs. 3 BGB, und der Verzug beginnt erst mit Ihrer Mahnung.
Hemmt eine Mahnung die Verjährung?
Nein. Die Frist läuft weiter, egal wie oft Sie schreiben. Gehemmt wird sie durch einen Tatbestand aus § 204 Abs. 1 BGB – im Mahnverfahren durch die Zustellung des Mahnbescheids.